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Centro de Ciências Biológicas e Sociais Aplicadas

Seminário sobre gestão e preservação de documentos discute organização de arquivos universitários

23 de agosto de 2019

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A utilização, manuseio e principalmente a guarda de documentos públicos são algumas das preocupações com a correta gestão dos documentos arquivísticos, sejam aqueles que possuem informações que refletem as atividades das organizações públicas, servindo como prova, ou aqueles utilizados para a tomada de decisões das instituições públicas. E questões relacionada à Arquivologia estão sendo debatidas na Universidade Estadual da Paraíba (UEPB), com a abertura da 1º Seminário de Arquivos Universitários da UEPB, ocorrida na manhã desta quinta-feira (22), no Auditório da Biblioteca Central, no Câmpus de Bodocongó, em Campina Grande.

O evento, promovido pela Reitoria da Universidade Estadual, em parceria com o Curso de Arquivologia e os arquivistas da Instituição, tem como tema central “Gestão e preservação de documentos físicos e digitais”. A atividade deu início a debates sobre questões importantes acerca da gestão integrada de documentos, principalmente no que diz respeito à organização de arquivos universitários. A mesa redonda de abertura abordou “Arquivos universitários: desafios e perspectivas” e contou com a participação da coordenadora do Arquivo Central da Universidade Federal da Paraíba (UEPB), Juliane Teixeira, e do arquivista do Instituto Federal da Paraíba (UFPB), Sânderson Lopes Dorneles. A mediação foi feita pela diretora do Centro de Ciências Biológicas e Sociais Aplicadas (CBSA), professora Jacqueline Barrancos.

De acordo com Juliane Teixeira, entre as funções básicas da Universidade, que está envolvida nos processos de ensino, pesquisa e extensão, também está a proposta de administração e estrutura da preservação da memória e o valor estratégico que os documentos administrativos possuem. Ela ainda explicou o motivo de manter os documentos organizados e acessíveis para que a guarda de documentos faça parte de um cuidado necessário das organizações públicas. “A Universidade Estadual da Paraíba tem um entorno, tem uma comunidade que recebe influência da existência da Instituição. Essa Universidade tem um valor imensurável e vocês são responsáveis pelo que acontece nessa estrutura”, explicou a arquivista.

Durante sua explanação, Juliane também abordou questões relacionadas aos desafios e perspectivas da Arquivologia. Segundo ela, esses dois aspectos estão muito próximos, o que evidencia a necessidade de uma gestão integrada dos documentos nas instituições públicas. “Nós enfrentamos alguns desafios, que se configuram com a nossa perspectiva de trabalho, que é: organizar o passivo documental de décadas, trabalhar com documentos digitais e não-digitais, organizar os documentos que os órgãos de controle precisam ter acesso, ter uma proposta de segurança da informação para os documentos não-digitais, entre outros. Quando elencamos essas questões, voltamos nossa atenção à gestão integrada e contínua que os documentos precisar estar inseridos”, acrescentou.

Também integrante da mesa, o arquivista Sânderson Lopes Dorneles, além de apresentar a estrutura do Arquivo do IFPB – Câmpus de João Pessoa, também apresentou questões importantes para o debate sobre a responsabilidade da organização dos setores de arquivo das instituições públicas. Segundo ele, essa questão não recai somente aos profissionais da Arquivologia, mas sim sobre todos os servidores do setor público que lidam diariamente com diversas situações que confirmam a prática da gestão pública de documentos.

“É responsabilidade de todo servidor público a organização do Arquivo. Devemos pensar o Arquivo como gestão e não somente como trabalho. Uma das maneiras que podemos avançar nessa questão é, por exemplo, a criação de uma comissão e avaliação de documentos de Arquivos, que pode ser composta por profissionais de várias áreas que lidarão com esse tipo de gestão”, disse Sânderson.

Ampliação da transparência e acesso à informação

A importância da gestão integrada de documentos não se resume apenas à esfera organizacional das instituições públicas. Outros aspectos importantes estão ligados à proposta, como os serviços de transparência e acesso à informação. Essas diretrizes foram apontadas pela professora Jacqueline Barrancos, diretora do Câmpus V, como fatores que trarão grandes contribuições a partir deste seminário. Segundo ela, o exercício da documentação na UEPB só tem a ganhar com essas discussões.

“Aqui abordaremos questões importantes para quem trabalha com Arquivo, como, por exemplo, a transparência e o acesso à informação, que são instrumentos importantes dentro dessa perspectiva. Também é nosso objetivo melhorar nossa organização documental, modernizar nosso Arquivo, saber melhor selecionar, classificar e principalmente trabalhar com os arquivos digitais. Essa transição para a digitalização requer, além de investimentos, propiciar um serviço de qualidade para a população”, disse Jacqueline.

O reitor da UEPB, professor Rangel Junior, parabenizou a todos pela organização e realização do evento e reforçou a necessidade de ter a organização documental da Instituição sendo privilegiada em um momento de debate e crescimento profissional de todos os participantes. “Temos muita coisa guardada hoje porque pessoas há 50, 60 anos tiveram a noção do que era preciso ser preservado e termos um sentido para a história, para a memória. É muito triste ver uma sociedade querendo construir o moderno, destruindo o passado. Esse seminário é importantíssimo. Considero muito importante estarmos reunidos para uma oportunidade de troca de conhecimentos, principalmente para aprendermos com quem sabe mais sobre o assunto”, disse o reitor.

Também participaram da abertura do “1º Seminário de Arquivos Universitários da UEPB: Gestão e preservação de documentos físicos e digitais” a professora Esmeralda Porfírio de Sales, coordenadora do evento; a pró-reitora de Gestão de Pessoas, professora Célia Regina Diniz; e o coordenador do Curso de Arquivologia da UEPB, professor Henrique Elias Cabral. À tarde as atividades seguem com uma mesa redonda com o tema “Plano de classificação e tabela de temporalidade aspectos práticos nas instituições universitárias”.

Nesta sexta-feira (23), as atividades são as seguintes: das 9h às 12h acontece a mesa redonda “Gestão e preservação de documentos arquivísticos digitais” e, das 14h às 16h, será realizada outra mesa de debate com o tema “Estruturação de um arquivo e de um sistema de arquivos para a UEPB”. Todas as discussões acontecem no Auditório da Biblioteca Central, no Câmpus de Bodocongó.

Texto e fotos: Givaldo Cavalcanti